Kvkk

SİGORTAGEN SİGORTA ARACILIK HİZMETLERİ LTD ŞTİ 

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI ve İŞLENMESİ POLİTİKASI 

 

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20.Maddesine göre ( https://www.anayasa.gov.tr/tr/mevzuat/anayasa/ ) , herkes, kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını talep etme hakkına sahiptir. Bu hak, kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsamaktadır. Söz konusu anayasal hakkın kullanılması kapsamında, kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenleyen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) yayımlanmış ve yürürlüğe girmiştir. SİGORTAGEN SİGORTA ACENTELİĞİ LTD.ŞTİ (“ SİGORTAGEN SİGORTA ”) KVKK uyarınca belirlenen uyum konusunda gerekli özeni göstermekte ve bunu işbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) ile bir şirket politikası haline getirmektedir. Politika’ nın konusunu; Çalışan Adaylarına, Acentelere, Tedarikçiler , Yüklenicilere, Şirket Hissedarlarına, Ziyaretçilere, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanlarına, Müşterilere, Sigorta Şirketlerine ve Üçüncü Kişilere (Kefil, Mağdur/Hak Sahibi) ait kişisel verilerin “ SİGORTAGEN SİGORTA “ tarafından korunması oluşturmaktadır. Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yürütülen faaliyetler ise, SİGORTAGEN SİGORTA Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Kapsamında yürütülen disiplin, personel açık rıza ve personel gizlilik prosedürleri çerçevesinde yönetilmektedir. 2. AMAÇ Bu Politika’ nın amacı, SİGORTAGEN SİGORTA tarafından KVKK’ na uygun olarak yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri ve kişisel verilerin korunmasına yönelik olarak benimsenen ilkeler konusunda açıklamalarda bulunulması ve bu kapsamda Çalışan Adayları, Acenteler, Tedarikçilere, Yüklenicilere, Şirket Hissedarları, Ziyaretçiler, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurum Çalışanları, Müşteriler, Sigorta Şirketleri ve hak sahibi Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri SİGORTAGEN SİGORTA tarafından işlenen kişilerin bilgilendirilerek şeffaflığın sağlanmasıdır. 3. KAPSAM İşbu Politika’ nın kapsamı dahilinde kişisel verileri işlenen veri sahipleri aşağıdaki şekilde kategorize edilmiştir: Çalışan Adayları SİGORTAGEN SİGORTA ’ya iş başvurusunda bulunarak veya herhangi bir yolla özgeçmişini ve ilgili bilgilerini SİGORTAGEN SİGORTA ’ya erişilebilir kılan gerçek kişiler İşbirliği içinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları SİGORTAGEN SİGORTA ile iş ilişkisi içerisinde bulunan kurumların çalışanları Acente SİGORTAGEN SİGORTA ile bir sözleşmeye dayanarak muayyen bir yer veya bölge içinde daimi bir surette SİGORTAGEN SİGORTA ’nın nam ve hesabına sigorta sözleşmelerine aracılık etmeyi ve bunları SİGORTAGEN SİGORTA adına yapmayı meslek edinen, sözleşmenin akdinden önce hazırlık çalışmalarını yürüten ve sözleşmenin uygulanması ile tazminatın ödenmesinde yardımcı olan gerçek kişi Tedarikçiler SİGORTAGEN SİGORTA veya şubelerinde planlanan alımların yapılacağı (Tedarikçi Gizlilik Sözleşmeleri dahilinde ) tüzel ve gerçek kişiler. Yükleniciler SİGORTAGEN SİGORTA veya şubelerinde SİGORTAGEN SİGORTA adına yapacağı yapım ya da ticaretle ilgili bir işi yapmayı üstüne alan tüzel ve gerçek kişiler. Müşteriler Herhangi bir sözleşmesel ilişki olup olmadığına bakılmaksızın SİGORTAGEN SİGORTA tarafından yürütülen faaliyetler kapsamında iş ilişkileri dolayısıyla kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler Ziyaretçiler SİGORTAGEN SİGORTA ’nın fiziksel tesislerine çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler Üçüncü Kişiler Politika’ da tanımlanmamış olmasına rağmen işbu Politika çerçevesinde kişisel verileri işlenen tedarikçi, kefil, mağdur/hak sahibi, aile bireyleri vb. dâhil fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere diğer gerçek kişiler 4. TANIMLAR İşbu Politika’ da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır: Açık rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza Çalışan SİGORTAGEN SİGORTA ’ya bağımlı olarak, belirli veya belirsiz süreli olarak iş gören tüm gerçek kişiler Çalışan adayı SİGORTAGEN SİGORTA ’ya iş başvurusunda bulunarak veya herhangi bir yolla özgeçmişini ve ilgili bilgilerini SİGORTAGEN SİGORTA ’ya erişilebilir kılan gerçek kişiler Çalışan Veri Sahibi Başvuru Formu SİGORTAGEN SİGORTA çalışanlarının kişisel veri sahipleri olarak KVK Kanunu’nun 11. maddesinde açıklanan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu İlgili Kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri Kişisel sağlık verileri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi Kişisel veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi Kişisel verilerin işlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem KVK Kanunu 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu KVK Kurulu Kişisel Verileri Koruma Kurulu KVK Kurumu Kişisel Verileri Koruma Kurumu Özel nitelikli kişisel veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri TCK 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu Veri işleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nda “ilgili kişi” olarak addedilen, kişisel verisi işlenen gerçek kişi Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu SİGORTAGEN SİGORTA bünyesinde kişisel verileri işlenen kişisel veri sahiplerinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde açıklanan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu Kişisel Verilerin Silinmesi Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir Veri sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi Ziyaretçi SİGORTAGEN SİGORTA ’nın fiziksel tesislerine çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler Veri Sorumluları Sicili Kişisel Verileri Koruma Kurulu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicili Veri Envanteri SİGORTAGEN SİGORTA ’nın iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grubu ve ilgili kişisel veri sahibi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve detaylandırdığı envanter 5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER KVKK’ nun 3. maddesi uyarınca, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olmayan ve/veya otomatik yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem, kişisel verilerin işlenmesi kapsamına girmektedir. Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur: ❖ Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma SİGORTAGEN SİGORTA kişisel verileri işleme faaliyetleri; T.C Anayasası, KVKK’ na ilgili mevzuata ve dürüstlük kurallarına uygun olarak yürütür. ❖ Doğru ve gerektiğinde güncel olma Kişisel verilerin işlenmesi faaliyeti yürütülürken, kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliğinin sağlanmasına yönelik her türlü idari ve teknik tedbir SİGORTAGEN SİGORTA tarafından alınmaktadır. ❖ Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme SİGORTAGEN SİGORTA kişisel verilerin işlenmesi faaliyetine başlamadan önce kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. ❖ İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma Kişisel veriler, SİGORTAGEN SİGORTA tarafından belirli, açık ve meşru amaçlar için ilgili amaç ile bağlantılı olarak gerektiği kadar işlenmektedir. Sonradan kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir. ❖ İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi SİGORTAGEN SİGORTA kişisel verileri, KVK Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen veya veri işleme faaliyetine ilişkin amaçların gerektirdiği süre ile sınırlı olarak saklamaktadır. 6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ SİGORTAGEN SİGORTA kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri işleme faaliyetlerini KVKK’ nın 5. ve 6. maddelerinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir. 6.1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI SİGORTAGEN SİGORTA kişisel veri sahibinin açık rızası ile veya KVK Kanunu’nun 5. maddesinde öngörülen ve aşağıda sıralanmış olan hallerde açık rıza olmaksızın kişisel verileri işleyebilmektedir: ❖ Kanunlarda açıkça öngörülmesi. ❖ Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması. ❖ Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. ❖ SİGORTAGEN SİGORTA’ nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. ❖ Kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması. ❖ Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması. ❖ Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, SİGORTAGEN SİGORTA’ nın meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. 6.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ SİGORTAGEN SİGORTA hukuka aykırı olarak işlendiklerinde ayrımcılık yaratma riski taşıyan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesini, KVK Kanunu’nun 6. maddesinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak gerçekleştirmektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin, kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Ancak, sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler kanunlarda öngörülen hâllerde; sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise sadece kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir. Özel nitelikli kişisel veri işleme faaliyeti için KVK Kurulu tarafından belirlenen tedbirler SİGORTAGEN SİGORTA tarafından etkin bir şekilde uygulanmaktadır. 6.3. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN KATEGORİZASYON SİGORTAGEN SİGORTA Tarafından İşlenen Kişisel Veri Kategorileri Kişisel Veri Kategorisi Açıklaması İlgili Kişisel Verinin İlişkili Olduğu Veri Sahibi Kategorisi Kimlik Bilgisi Ad-soy ad, TC Kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet ve SGK numarası ile sınırlı olmamak kaydıyla; ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh gibi dokümanlarda yer alan tüm bilgiler Müşteriler, Acenteler, Üçüncü, Kişiler, Tedarikçiler, Ziyaretçiler, Çalışan Adayları, İşbirliği içinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Sigorta Şirketleri İletişim Bilgisi Telefon numarası, adres, e-mail, faks numarası gibi bilgiler Müşteriler, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Tedarikçiler, Acenteler, Sigorta Şirketleri Müşteri Bilgisi Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler Müşteriler Müşteri İşlem Bilgisi Ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler Müşteriler İşlem Güvenliği Bilgisi SİGORTAGEN SİGORTA ’nın ticari faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğin sağlanması için işlenen kişisel veriler Müşteriler, Ziyaretçiler, Tedarikçiler, Acenteler, Sigorta Şirketleri Risk Yönetimi Bilgisi Ticari, teknik ve idari risklerimizi yönetebilmemiz için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kuralına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenen kişisel veriler Müşteriler, Ziyaretçiler, Tedarikçiler, Çalışan Adayları Finansal Bilgi Kişisel veri sahibi ile kurulan hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler Müşteriler, Tedarikçiler, Acenteler, Sigorta Şirketleri Çalışan Aday Bilgisi SİGORTAGEN Sigorta çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve Çalışan Adayları dürüstlük kuralları gereği SİGORTAGEN SİGORTA’ nın insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya SİGORTAGEN SİGORTA ile çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler. Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası kapsamında işlenen kişisel veriler Müşteriler, Çalışan Adayları, Tedarikçiler, Üçüncü Kişiler, Acenteler, Sigorta Şirketleri Denetim, Teftiş ve Uyum Bilgisi SİGORTAGEN SİGORTA ’nın kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler Müşteriler, Çalışan Adayı, Ziyaretçiler, Tedarikçiler Özel Nitelikli Kişisel Veri KVK Kanunu’nun 6.maddesinde belirtildiği üzere; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, Müşteriler, Çalışan Adayları, Üçüncü Kişiler, Acenteler, Sigorta Şirketleri ve İşbirliği içinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları Pazarlama Bilgisi Ürün ve hizmetlerimizin kişisel veri sahibinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler Müşteriler Talep / Şikayet Yönetim Bilgisi SİGORTAGEN SİGORTA ’ya yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler. Müşteriler, Çalışan Adayları, Acenteler 7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI SİGORTAGEN SİGORTA KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve muhafazasını sağlamak ve söz konusu kişisel verilere hukuka aykırı biçimde erişilmesini önlemek için gerekli olan her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. KVK Kanunu çerçevesindeki faaliyetlerin iş bu politika çerçevesinde bir bütün olarak yeterli ve etkin bir şekilde yürütülmesi ile ilgili Şirket içi koordinasyondan kurumsal uyum fonksiyonunu üstlenen Şirket KVKK birimi sorumludur. Söz konusu birim bu kapsamda; ❖ İş bu politikanın takibinin gerçekleştirilmesi ve gereken durumlarda güncellenmesi kapsamında Yönetim Kurulu’nun onayına sunulması, ❖ Kişisel verilerin korunması, işlenmesi ve imhası ile ilgili iş bu politikanın dışındaki diğer politika ve prosedürler’ in ilgili Şirket birimleri ile eş güdüm halinde oluşturması, ❖ Politika ve prosedürler’ in uygulanması için gerekli görev dağılımının yapılması ve üst yönetimin onayına sunulması, ❖ Kanun’un 12. maddesi uyarınca alınan her türlü teknik ve idari tedbirlerin uygulanmasının takip edilmesi ve denetiminin planlanması, ❖ Kişisel veri sahipleri tarafından yapılan başvuru ve taleplerle ilgili süreçlerin takibinin yapılması ve ortaya çıkabilecek sorunların çözümü için gerekli koordinasyonun sağlanması, ❖ KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususların tespit edilmesi ve uygulanmasının gözetilmesi, ❖ Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile olan ilişkilerin yürütülmesi ile yetkili ve sorumludur. 7.1. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN İŞLENMESİNİ SAĞLAMAK VE HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİ ENGELLEMEK İÇİN ALINAN TEKNİK TEDBİRLER Kişisel verilerin korunması amacıyla her türlü teknik güvenlik önlemi alınmış olup olası risklere karşı yeterli koruma düzeyi sağlanmıştır. Alınan başlıca teknik önlemler aşağıda sıralanmaktadır. ❖ SİGORTAGEN SİGORTA bünyesinde kişisel verilere erişim imkanı sağlayan sistemler üzerinde periyodik olarak yetki ve erişim kontrolleri uygulanmaktadır. ❖ Alınan teknik önlemler risk yönetimi, iç kontrol ve iç denetim süreçleri kapsamında icrai faaliyetlerden bağımsız olarak ayrıca gözetilmektedir. ❖ Yeterli uzmanlık düzeyinde personel istihdam edilmektedir. 7.2. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN İŞLENMESİNİ SAĞLAMAK VE HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİ ENGELLEMEK İÇİN ALINAN İDARI TEDBIRLER ❖ SİGORTAGEN SİGORTA çalışanları KVKK Kanunu’na uyum konusunda eğitilmekte ve bilinçlendirilmektedir. ❖ Kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı taraflar ile KVKK Kanun’u uyarınca kişisel verilerin güvenliği için yerine getirilmesi gereken yükümlülükleri içeren genel şartlar oluşturulmakta ve bunların karşı taraf bazında imza edilmesi sağlanmaktadır. ❖ KVKK Kanunu’na uyum için tespit edilen gerekliliklerin sağlanması için iş birimleri bazında uygulama kuralları belirlenmekte, bunların sürekliliğinin sağlanması için gerekli idari tedbirler şirket içi prosedür’ ler ve eğitimler yoluyla sağlanmaktadır. ❖ SİGORTAGEN SİGORTA ile karşı taraflar bazındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, SİGORTAGEN SİGORTA ’nın talimatları ve Kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta, bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir. 7.3. KİŞİSEL VERİLERİN KANUNİ OLMAYAN YOLLARLA İFŞASI DURUMUNDA ALINACAK TEDBİRLER KVKK Kanunu’na uyum konusundaki gereklilikler çerçevesinde işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, bu durumun en kısa sürede ilgili veri sahibine ve KVKK Kurul’una bildirilmesini sağlayan bir iç prosedür geliştirilmiştir. 8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLAMA SÜRELERİ 8.1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI SİGORTAGEN SİGORTA nezdinde kişisel veriler aşağıda sayılan amaçlar çerçevesinde işlenmektedir: ❖ Acentelik sözleşmeleri kapsamında ilgili süreçlerin yürütülmesi, ❖ Anlaşmalı kurumlar ve/veya tedarikçilerle ile yapılan sözleşmeler kapsamında ilişkilerin ve iş süreçlerinin yönetimi, ❖ Asistan hizmetlerinin verilmesi, ❖ Çalışan adayları ile ilgili süreçlerin yürütülmesi ve iş sözleşmelerinin kurulması, ❖ Eksper ve ekspertiz raporlarının oluşturulup, eksper performans takibinin yapılması, ❖ Faaliyetlerin SİGORTAGEN SİGORTA prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin sağlanması için gerekli denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, ❖ Hasar dosyasının hazırlanması, takibi ve sonuçlandırılması, ❖ Hukuki iş ve işlemlerin yürütülmesi ve takibi, ❖ İç kontrol süreçlerinin yürütülmesi, ❖ İlgili kişilerin taleplerinin karşılanabilmesi, ❖ Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi, ❖ Müşteri talep ve şikayetlerinin değerlendirilmesi, ❖ Pazarlama faaliyetleri kapsamındaki süreçlerin yürütülmesi, ❖ Poliçe iptal işlemlerinin gerçekleştirilmesi, ❖ Poliçe teklifi oluşturulması, poliçelerin düzenlenmesi, ❖ Poliçe yenileme tekliflerinin sunulması, ❖ Prim tahsilatına ilişkin işlemlerin yapılması, ❖ Sigorta Şirketleri ile olan süreçlerinin yürütülmesi, ❖ Risk yönetimi süreçlerinin yönetilmesi, ❖ Sigorta destek hizmetlerinin sağlanması, ❖ Sigorta sözleşmesinin ifası kapsamında destek hizmet sağlayıcılara ilişkin süreçlerin yürütülmesi, ❖ Sigorta şirketleri ve üçüncü kişiler tarafından iletilen rücu taleplerinin değerlendirilmesi ve cevaplandırılması, ❖ Sigorta şirketleri ve üçüncü kişilere rücu taleplerinin yapılması ve bu taleplerin takibi, ❖ Sigorta tazminatlarının hesaplanması, sigortalı veya lehdara ödenmesi ve rücu takibinin gerçekleştirilebilmesi, ❖ SİGORTAGEN SİGORTA’ nın işletmesel faaliyetlerinin, iş ilişkilerimizin ve insan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi, ❖ Şirketler hukukundan doğan süreçlerin gerçekleştirilmesi, ❖ Ürün ve hizmetlerimizin müşterilerimize en uygun şekilde sunulmasının sağlanması, ❖ Yetkili kurum ve kuruluşlara ilgili mevzuattan doğan yükümlülüklere istinaden bilgi verilmesi, ❖ Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi 8.2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA SÜRELERI İ SİGORTAGEN SİGORTA kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta belli bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, Türk Ceza Kanunu’nun 138’incimaddesine ve KVKK Kanunu’nun 4’üncü ve 7’incimaddelerine uygun olarak; işlenilen kişisel verilerin, yalnızca ilgili mevzuatta öngörülmüş bir süre olması halinde bu süre boyunca veya ilgili mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza edilmesini sağlamaktadır. 9. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, İMHA EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETIRILMESI Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş ve ilgili mevzuat ve/veya SİGORTAGEN SİGORTA’ nın belirlediği saklama sürelerinin sonuna gelinmişse, kişisel veriler veri sahibinin talebi veya re’sen SİGORTAGEN SİGORTA tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu konuya ilişkin usul ve esaslar KVK Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde belirlenmiştir. 9.1. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ VE İMHA EDİLMESİ TEKNİKLERİ Kişisel verilerin kayıt ortamlarına uygun yöntemlerle silinmesi ve imha edilmesi esastır. Kişisel verilerin silinmesi ve imha edilmesi tekniklerine ilişkin SİGORTAGEN SİGORTA tarafından kullanılması muhtemel silme veya imha etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır. 9.1.1. Fiziksel Olarak imha Etme Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/imha edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. 9.1.2. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme/İmha Etme Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/imha edilirken; verinin bir daha belirli kişilerce ya da hiçbir biçimde kurtarılamayacak şekilde ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır. 9.1.3. Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme/imha Etme SİGORTAGEN SİGORTA bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi/imha etmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli olarak silinir/imha edilir. 9.2. KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ TEKNİKLERİ Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, Kişisel Verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir hale getirilmesini ifade eder. KVKK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVKK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır. Anonim hale getirilerek işlenen kişisel veriler KVKK Kanunu kapsamı dışında olacağından işbu Politika’ nın 12. Bölümünde düzenlenen haklar bu veriler için geçerli olmayacaktır. SİGORTAGEN SİGORTA tarafından en çok kullanılması muhtemel anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır. 9.2.1. Maskeleme Veri maskeleme kişisel verinin temel belirleyici bilgisinin veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir. 9.2.2. Toplulaştırma Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. 9.2.3. Veri Türetme Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. 9.2.4. Veri Karma Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır. 10. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARIM AMAÇLARI Kişisel veri aktarımlarında uygulanacak usul ve esaslar KVKK Kanunu’nun 8. ve 9.maddelerinde düzenlenmiştir. SİGORTAGEN SİGORTA’ nın sunmuş olduğu hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla, kişisel veriler Kanun ve sair mevzuat (1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu, 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu, 5684 sayılı Sigortacılık Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve bu sayılan kanunlara ilişkin sair yönetmelikler, denetleyici ve düzenleyici kurum ve kuruluşların düzenlemeleri ile kamu otoritelerinin zorunlu kıldığı haller dahil olmak fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere) hükümleri çerçevesinde işlenmekte, SİGORTAGEN SİGORTA ’nın altyapı sağlayıcıları, hizmet aldığı üçüncü kişiler, SİGORTAGE SİGORTA Şubeleri, Sigorta şirketleri, bankalar/finansman şirketleri, satış sonrası hizmetlerin gerçekleştirilmesi için servisler ve anlaşmalı kurumlar, yol yardım hizmeti veren kuruluşlar, alacakların tahsili amacıyla tahsil alacak şirketleri, vekalet ilişkisi içerisinde olduğumuz gerçek ve tüzel kişiler, iş ortaklarımız ve diğer üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir. Kişisel verilerin, KVKK Kanunu’nda belirtilen istisna haller hariç olmak üzere kişisel veri sahibinin açık rızası olmaksızın aktarılması mümkün değildir. 10.1. KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARIMI KVK Kanunu’nun 8. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt içinde aktarımı işbu Politika’ nın “Kişisel Verilerin İşlenme Şartları” başlıklı 6.1. bölümünde belirtilen koşullardan birinin sağlanmış olması kaydıyla mümkündür. 10.2. KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARIMI KVKK Kanunu’nun 9. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması halinde, yurt içi aktarımlarına ilişkin koşulların sağlanmış olmasının yanı şıra aşağıdaki hususlardan birinin varlığı aranmaktadır: ❖ Aktarım yapılacak ülkenin KVKK Kurulu tarafından ilan edilen yeterli korumaya sahip ülkeler arasında sayılması ❖ Aktarım yapılacak ülkede yeterli korumanın bulunmaması halinde, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVKK Kurulu’nun buna yönelik izninin bulunması 10.3. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI KİŞİ GRUPLARI SİGORTAGEN SİGORTA KVKK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak ve işbu Politika kapsamı dâhilinde olan kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda belirtilen kişi gruplarına belirtilen amaçlar çerçevesinde aktarabilmektedir: KİŞİ GRUPLARI TANIM AKTARIM AMACI Kamu Kurum ve Kuruluşları İlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak SİGORTAGEN SİGORTA’ nın bilgi ve belgelerini talep eden kamu kurum ve kuruluşları İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talep ettiği amaçla sınırlı olarak Özel Hukuk Kişileri İlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak SİGORTAGEN SİGORTA’ nın bilgi ve belge paylaşımında bulunduğu özel hukuk kişileri İlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde ve SİGORTAGEN SİGORTA’ nın faaliyet gösterdiği alanlarda hizmetini devam ettirmesi amacıyla sınırlı olarak 11. ŞİRKETİMIZİN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ SİGORTAGEN SİGORTA KVKK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin toplanması sırasında kişisel veri sahiplerini bilgilendirmektedir. Bu kapsamda, SİGORTAGEN SİGORTA aşağıdaki bilgileri kişisel veri sahiplerine sağlayarak aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir: ❖ Veri sorumlusu sıfatıyla SİGORTAGEN SİGORTA’ nın unvanı ❖ Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği ❖ İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği ❖ Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ❖ Kişisel veri sahibinin hakları 12. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI Kişisel veri sahipleri KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, bu bölümün 12.1. başlığı altında sayılan haklarına ilişkin taleplerini aşağıda belirtilen yöntemler veya KVKK Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle SİGORTAGEN SİGORTA Veri Sahibi Başvuru Formunu doldurup imzalayarak SİGORTAGEN SİGORTA’ ya iletmeleri durumunda , söz konusu talep, talebin niteliğine göre ücretsiz olarak sonuçlandırılmaktadır. SİGORTAGEN SİGORTA kurumsal web sitesinde “Kalite Sayfasında” bölümü altında bulunan formun doldurulduktan sonra; ❖ Islak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “SİGORTAGEN SİGORTA ACENTELİĞİ LTD.ŞTİ. Hepkebirler Mah. Adalet Cad. No: 26 Merkez / KASTAMONU ” adresine iletilmesi ya da ❖ 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun teklif@sigortagen.com adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi gerekmektedir. SİGORTAGEN SİGORTA başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir ve kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir. 12.1. BAŞVURU HAKKI Kişisel veri sahipleri KVKK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, aşağıda yer alan konularla ilgili SİGORTA SİGORTA’ dan talepte bulunma hakkına sahiptir: ❖ Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, ❖ Kişisel verileri işlenmişse, buna ilişkin bilgi talep etme, ❖ Kişisel verilerinin işlenme amacını ve kişisel verilerinin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ❖ Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme, ❖ Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, ❖ Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, ❖ İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ❖ Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme. 12.2. BAŞVURU HAKKININ KAPSAMI DIŞINDA KALAN DURUMLAR KVKK Kanunu’nun 28. maddesi uyarınca, aşağıdaki haller KVKK Kanun’u kapsamı dışında tutulduğundan kişisel veri sahiplerinin başvuru haklarını ileri sürmeleri mümkün değildir: ❖ Kişisel verilerinin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi. ❖ Kişisel verilerinin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi. KVKK Kanunu’nun 28. maddesinin 2. fıkrası uyarınca , zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, aşağıdaki durumlarda kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün değildir: ❖ Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması. ❖ İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi. 12.3. CEVAP VERME USULÜ KVKK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, SİGORTAGEN SİGORTA kişisel veri sahibinin yapmış olduğu başvuru taleplerini, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, KVKK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücretin alınması mümkündür. SİGORTAGEN SİGORTA kişisel veri sahibinin başvuru talebini kabul edebileceği gibi, gerekçesini açıklayarak aşağıda sayılı nedenlerle reddedebilir ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirebilir. ❖ Diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engellemesi ❖ Orantısız çaba gerektirmesi ❖ Bilginin kamuya açık bir bilgi olması ❖ Başkalarının gizliliğini tehlikeye atması ❖ KVK Kanunu uyarınca kapsam dışında kalan hallerden birinin mevcut olması Kişisel veri sahibi, başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulması veya süresinde başvurusuna cevap verilmemesi hallerinde, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVKK Kurulu’na şikayet te bulunma hakkına sahiptir. 13. ŞİRKET İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ÜZERİNDE YAPILAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ 13.1. KAMERA İLE İZLEME GERÇEKLEŞTİRİLMESİ SİGORTAGEN SİGORTA Genel Merkez ve Şubelerin bulunduğu bina içlerinde kamera ile izleme gerçekleştirilmektedir. KVKK Kanunu’nda yer alan düzenlemeler doğrultusunda, SİGORTAGEN SİGORTA tarafından kullanılan kamera ile izleme faaliyetine ilişkin olarak kamera ile izlemenin yapıldığı alanların girişlerine söz konusu faaliyetlere ilişkin bildirim yazısı asılmakta ve internet sitemizde işbu Politika ile gereken bilgilendirme yapılmaktadır. Kişinin mahremiyetine müdahale sonucunu doğurabilecek alanlarda izleme söz konusu olmamaktadır. Güvenlik kamerası kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanı ve ihtiyaç duyulması halinde tedarikçi konumunda bulunan güvenlik şirketi çalışanları erişebilmektedir. Kayıtlara erişimi olan söz konusu kişiler imzaladıkları gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir. 13.2. ŞİRKETİ ZİYARET EDEN MÜŞTERİ GİRİŞ – ÇIKIŞLARI SİGORTAGEN SİGORTA’ yı ziyaret eden misafirlerimizin giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilmektedir. SİGORTAGEN SİGORTA’ ya gelen kişilerin güvenlik kamerası ile elde edilen biyometrik verileri ve ad-soy ad bilgileri yalnızca giriş çıkışlarının takibinin yapılması amacıyla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ve elektronik ortamda kayıt sistemine kaydedilmektedir. 13.3. İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ SİGORTAGEN SİGORTA ’ya ait internet sitesini ziyaret eden kişilerin site içerisindeki internet hareketleri, kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterilebilmesi ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunulabilmesi için (teknik vasıtalar ile örneğin cookie) kaydedilmektedir. SİGORTAGEN SİGORTA’ nın bu faaliyetleri ile ilgili detaylı açıklamalar internet sitemizde Gizlilik Politikaları metinleri içerisinde yer almaktadır.

SİGORTAGEN SİGORTA